De Hugo Kotestein oorkonde wordt jaarlijks uitgereikt aan een persoon of personen, (bijvoorbeeld een echtpaar) een vereniging of stichting voor het behoud, herstel of verbetering van een cultuurhistorisch waardevol object.
De oorkonde kan ook uitgereikt worden aan een persoon of groep met bijzondere verdiensten voor de monumentenzorg.
De initiatiefnemer die een monumentale woning, een object van bedrijf en techniek bijvoorbeeld een molen, waterbouw, een kerk of een openbaar bouwwerk wil behouden in een bruikbare vorm zal het project aantoonbaar met behoud van authenticiteit hersteld en gerestaureerd hebben.
Objecten die kandidaat zijn voor de Hugo Kotestein oorkonde, zullen (voor zover van toepassing) conform de geldende regels voor rijksmonumenten gerestaureerd worden. Voorafgaand bouwhistorisch onderzoek en zo nodig aanvullend archeologisch onderzoek zijn aan de orde. Het herstel is zo mogelijk verricht met gebruikmaking van oorspronkelijke bouwmaterialen en expertise van vakmensen die de kennis en het geduld hebben de restauratie daarmee uit te voeren. De eigenaar is bereid geweest die extra inspanningen te verrichten, de extra tijd die daarmee gemoeid is, op te brengen voor een historisch verantwoord resultaat. Begrijpelijk is dat compromissen onvermijdelijk zijn.
De plaatselijke werkgroepen dragen kandidaten (objecten, personen) voor de oorkonde voor; het bestuur en de werkgroepen beoordelen de voordrachten aan de hand van een lijst van criteria en bepalen samen de uiteindelijke voordracht.
